AVG – privacy statement

Voor ons is de bescherming van uw privacy een topprioriteit, en wij gebruiken uw gegevens om u goed van dienst te zijn.

Privacy Statement

Dit privacy statement is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens (op geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde wijze) door XXXX

Verwerking van persoonsgegevens 

Bij XXX is de bescherming van uw en onze persoonsgegevens erg belangrijk. XXX respecteert uw privacy en draagt er zorg voor dat uw persoonlijke gegevens altijd vertrouwelijk en in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving worden behandeld. XXX streeft ernaar om de privacy van haar cliënten, bezoekers en personeel zo goed mogelijk te waarborgen, of het nu gaat om het vastleggen of verstrekken van uw persoonsgegevens, of om het voeren van een vertrouwelijk gesprek met de gemeente, artsen of casusregisseur.

Belangrijk: als u als organisatie of bedrijf persoonsgegevens van uw medewerkers of klanten aan ons doorgeeft, dan bent u volgens de geldende wetgeving verplicht om hen hierover te informeren. U kunt dit Privacy Statement aan uw medewerkers en/of klanten geven. Zij weten zo precies hoe XXX omgaat met hun persoonsgegevens.

De volgende principes worden nauwgezet toegepast door XXX en al haar medewerkers:

• Er worden nooit gegevens verzameld of verwerkt zonder dat er hiervoor een welomlijnd en legitiem doel is;
• Gegevens worden slechts verzameld in een van de volgende gevallen:
  - De gegevens zijn noodzakelijk voor de uitvoering van overeenkomsten en de gevraagde diensten,
  - Met uw uitdrukkelijke en specifieke toestemming,
  - In het legitiem belang van het bedrijf en naar behoren gemotiveerd;
  - Gegevens die wij wettelijk zijn verplicht om aan te houden
• Gegevens worden alleen verzameld en gebruikt indien zij strikt noodzakelijk zijn voor de verwerking;
• Gegevens worden slechts bijgehouden gedurende een beperkte termijn en in overeenstemming met de geleverde diensten;
• De kwaliteit en veiligheid van de gegevens moet permanent gegarandeerd zijn;
• Gegevens worden slechts doorgeven wanneer dit noodzakelijk is en met inachtneming van de wettelijke en veiligheidsvoorschriften;
• Wij zullen u te allen tijde duidelijke en transparante informatie verstrekken;
• Er wordt toegezien op de naleving van uw rechten en op de voorwaarden voor de uitoefening ervan.

Doeleinden van de verwerking

Bij XXX waken we nauwgezet over het beginsel van de "gegevensminimalisering", dat erin bestaat om alleen die gegevens te verzamelen die strikt noodzakelijk zijn voor specifieke doeleinden, namelijk:

• Het uitvoeren van de met u gesloten overeenkomst(en), bijv. vrijwilligersovereenkomst of arbeidsovereenkomst;
• Het voeren van de administratie alsmede andere interne beheersactiviteiten;
• Het berekenen, vastleggen en innen van verschuldigde bedragen waaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen;
• Betalingen aan u de cliënt of andere crediteur;
• Om met u in contact te kunnen treden en te reageren op door u gestelde vragen;
• Om u te informeren over activiteiten, nieuwe producten en/of diensten;
• De afhandeling van uw aanvraag tot informatie;
• Het doen van (klant) tevredenheidsonderzoeken;
• Ten behoeve van een efficiënte en effectieve dienstverlening en bedrijfsvoering, in het bijzonder in het kader van het uitvoeren van gemeentelijke welzijnstaken;
• Voor het kunnen verzenden van digitale nieuwsbrieven die per e-mail worden verzonden;
• Het voldoen aan de wettelijke verplichtingen, zoals de administratie bewaarplicht;
• Het behandelen van geschillen en het doen uitvoeren van de accountantscontrole;

Gebruik maken van foto's

Op onze website gebruiken wij foto's waarop sommige personen herkenbaar in beeld zijn. Waar mogelijk hebben we contact gezocht met deze personen om hen om toestemming voor het gebruik van deze foto's. Staat u ( of een familielid of kind ) op één van deze foto's en bent u van mening dat u die toestemming niet gegeven hebt of wilt u deze toestemming intrekken, neem dan contact op met ons via de hierna vermelde contactgegevens. Wij verwijderen dan de foto zo snel mogelijk van onze website.

Uw account

Bij bepaalde onderdelen van onze website moet u zich eerst registreren. U moet dan informatie over uzelf opgeven. Daarmee maken wij een account, waarop u kunt inloggen met het door u ingevulde e-mail adres en een zelfgekozen wachtwoord. Hiervoor gebruiken wij uw NAW-gegevens, telefoon-nummer en e-mailadres. Dit doen wij op basis van uw toestemming. Wij bewaren deze informatie tot u het account opheft. Wij bewaren deze informatie zodat u ze niet steeds opnieuw in hoeft te vullen en zodat we u makkelijker kunnen benaderen als dat nodig is bij de website. U kunt via uw account informatie aanpassen wanneer u dat wilt.

Contactformulier

Met het contactformulier kunt u ons vragen stellen of aanvragen doen. Hiervoor gebruiken wij uw e-mailadres, telefoonnummer en NAW-gegevens. Dit doen wij op basis van uw toestemming. Wij bewaren deze informatie totdat we zeker weten dat u tevreden bent met onze reactie.

Klachtenformulier

Met het klachtenformulier kunt u een klacht indienen, zodat wij onze dienstverlening kunnen verbeteren. Hiervoor gebruiken wij uw e-mailadres, telefoonnummer, geboortenaam en NAW-gegevens. Dit doen wij op basis van uw toestemming. Wij bewaren deze informatie totdat we zeker weten dat u tevreden bent met onze reactie. U kunt een klachtenformulier aanvragen via: xxxx

Rechtsgronden voor de verwerking van uw persoonsgegevens

De rechtsgrond voor de hiervoor bedoelde doeleinden van verwerking is gelegen in:

• De door u gegeven toestemming (artikel 6 lid 1 sub a Avg)
• Het op uw verzoek nemen van precontractuele maatregelen en / of de uitvoering van de met u gesloten overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b Avg)
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen (artikel 6 lid 1 sub c Avg)
• Het beschermen van vitale belangen van uzelf of anderen (artikel 6 lid 1 sub d Avg)
• De vervulling van een taak van algemeen belang of een taak in het kader van uitvoering van het openbaar gezag (artikel 6 lid 1sub e Avg)
• De behartiging van de gerechtvaardigde belangen van SWA of van een derde (artikel 6 lid 1sub f Avg)

Uitleg gerechtvaardigde belangen

Voor de hiervoor benoemde doeleinden beroept XXX zich op de grondslag van het gerechtvaardigd belang. Het gerechtvaardigd belang van XXX is in die gevallen in het volgende gelegen:

• Beveiliging van de gebouwen en eigendommen van XXX;
• Beveiliging en beschikbaarheid van de netwerkinfrastructuur aan derde(n), bijvoorbeeld het beschikbaar stellen van de gastenwifi;
• Fraudepreventie. Controle op het loggen van informatiesystemen. Bijvoorbeeld het internetverkeer;
• Kwaliteits- en trainingsdoeleinden;
• Interne audits om de kwaliteit van onze diensten te verbeteren;

U kunt zich tegen deze verwerking verzetten op grond van het recht van bezwaar. Meer informatie over dit recht vindt u verderop in dit statement.

Bewaartermijn

XXX bewaart uw persoonsgegevens conform de geldende wet- en regelgeving en niet langer dan noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de hierboven omschreven doeleinden, tenzij deze gegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht met daarin voorgeschreven bewaartermijnen.

Beveiliging van uw persoonsgegevens

XXX zal passende technische en organisatorische maatregelen nemen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige onrechtmatige vorm van verwerking. In dat kader zijn diverse maatregelen genomen waaronder encryptie van data, versleutelde communicatie en behandeling van de data als zijnde vertrouwelijk. Wij maken gebruik van beveiligde verbindingen (Secure Sockets Layer of SSL) waarmee alle informatie tussen u en onze website wordt afgeschermd wanneer uw persoonsgegevens invoert. Iedere medewerker van XXX is daarom tot geheimhouding verplicht. Ook personen die namens XXX toegang hebben tot uw gegevens zijn gehouden tot geheimhouding. XXX verlangt dezelfde technische en organisatorische maatregelen van derden die voor XXX gegevens verwerken (verwerkers) en heeft dit vastgelegd in verwerkers-overeenkomsten.

XXX maakt gebruik van een aantal verwerkingsverantwoordelijken voor de gegevens die wij aanhouden. Hiermee zijn data verwerkingsovereenkomsten reeds afgesloten. 

Cookies

Wat zijn cookies?
Cookies zijn kleine bestandjes die bij een bezoek aan de website worden meegestuurd en op uw computer, tablet of mobiele telefoon worden opgeslagen.

Er zijn 3 soorten cookies:

• Functionele cookies: Deze cookies zijn noodzakelijk om de website te laten functioneren;
• Analytische cookies: Dit zijn cookies die aan de website doorgeven welke pagina’s u bekijkt, in welke volgorde u dit doet en hoe lang u op de pagina blijft. Daarmee zijn web-statistieken te maken, die kunnen helpen om de website beter op de bezoekers af te stemmen;
• Tracking cookies: Deze cookies worden geplaatst om uw gedrag op verschillende websites op het internet te volgen. Dit geldt ook voor gedrag op ‘social media’ zoals Facebook en Twitter.

Onze website maakt gebruik van Google Analytics. Google Analytics is een dienst van Google om statistieken van een website te verzamelen en gedetailleerd weer te geven. Het doel van deze dienst is om de beheerder van de website een duidelijk beeld te geven van onder andere de bezoekersstromen.

Hoe werkt dit?
Google Analytics plaats analytische cookies. Via deze cookies worden algemene bezoekersgegevens (IP-adres) bijgehouden.

Uw rechten

Op grond van de wet heeft u diverse rechten. We zetten deze rechten voor u op een rijtje.

Inzagerecht: U heeft het recht om de gegevens die bij XXX van u zijn vastgelegd in te zien.

Correctie- en vernietigingsrecht: U heeft het recht uw gegevens te laten wijzigen. Als cliënt heeft u ook het recht om uw gegevens te laten vernietigen, tenzij redelijkerwijs aannemelijk is dat verdere bewaring van aanmerkelijk belang kan zijn voor een ander dan u, alsmede als een wettelijk voorschrift zich tegen vernietiging verzet.

Recht van bezwaar: Het recht van bezwaar houdt in dat u vanwege uw specifieke situatie bezwaar kunt maken tegen bepaalde verwerkingen van uw persoonsgegevens. U heeft dit recht bij alle verwerkingen die niet zijn gebaseerd op uw toestemming, het voldoen aan wettelijke verplichtingen voor XXX of voor het beschermen van vitale belangen van uzelf of anderen. Wanneer u bezwaar maakt tegen het gebruik van uw persoonsgegevens om u te informeren over (nieuwe) activiteiten en diensten van XXX en soortgelijke verwerkingen dan zullen wij dit bezwaar altijd honoreren. Uw gegevens zullen vervolgens niet langer door ons worden gebruikt.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid: U heeft het recht om de door u aan XXX verstrekte gegevens (terug) te ontvangen in een gangbaar bestandsformaat. Dit recht geldt alleen voor de persoonsgegevens die wij van u verwerken op grond van uw toestemming of een met u gesloten overeenkomst. Het recht geldt bovendien alleen voor de gegevens die wij al in digitale vorm verwerken (dus niet voor 'papieren' verwerkingen). U bent vrij die gegevens vervolgens door te geven aan een andere partij.

Intrekken van toestemming Voor de hierboven beschreven gegevens geldt dat wij uw gegevens verwerken op basis van uw toestemming. U heeft te allen tijde het recht een eenmaal gegeven toestemming in te trekken. Wij zullen de verwerking dan zo spoedig mogelijk staken. Het intrekken van de toestemming heeft geen terugwerkende kracht; alle verwerkingen die al hebben plaatsgevonden blijven dus rechtmatig.

Uitoefening van de rechten Het uitoefenen van de rechten is in principe kosteloos behoudens in geval van misbruik. Als u een of meer van uw rechten zoals hiervoor benoemd wilt uitoefenen, dan kunt u contact met ons opnemen via de hierna vermeld onder ‘contactgegevens’.

Termijnen

Wij zullen uw vragen/verzoeken in beginsel zo snel mogelijk beantwoorden. Mocht de beantwoording van uw vraag/verzoek meer tijd kosten, dan zullen wij u hiervoor bijtijds informeren. Het kan zijn dat vanwege de complexiteit van de verzoeken en/of het aantal verzoeken de beantwoordingstermijn oploopt.

Identificatie

Wij kunnen bij alle vragen/verzoeken vragen om nader bewijs van uw identiteit. Dit doen wij om te voorkomen dat we persoonsgegevens aan de verkeerde partij verstrekken of ten onrechte wijzigingen aanbrengen in uw persoonsgegevens. Om de afhandeling van uw verzoek zo vlot mogelijk te laten verlopen verzoeken we u dan ook op voorhand een kopie van uw identiteitsbewijs mee te zenden. Schrijft u op de kopie dat het een kopie betreft; voor wie en met welk doel de kopie verstrekt wordt en de datum waarop u de kopie afgeeft. De kopie van uw identiteitsbewijs wordt alleen ter vaststelling van uw identiteit gebruikt en na vaststelling direct vernietigd.

Verplichte verstrekking

Wanneer wij om uw persoonsgegevens vragen dan zullen wij per situatie kenbaar maken of de verstrekking van de gegevens noodzakelijk of verplicht is en wat de (mogelijke) gevolgen zijn indien de gegevens niet worden verstrekt. Uitgangspunt daarbij is steeds dat XXX niet meer persoonsgegevens zal verwerken dan noodzakelijk voor de hiervoor beschreven doeleinden.

Individuele afweging bij ieder verzoek

We wijzen u er op dat de hiervoor beschreven rechten geen absolute rechten zijn. Er kunnen omstandigheden zijn die maken dat we aan een bepaald verzoek (tijdelijk) geen gehoor kunnen geven. We zullen ieder verzoek steeds op zijn eigen merites beoordelen. Mochten we aan een bepaald verzoek (tijdelijk) geen gehoor (kunnen) geven, dan zullen we dit uiteraard gemotiveerd aan u kenbaar maken. Het recht van bezwaar tegen gebruik van gegevens voor (directe) marketing doeleinden is echter wel absoluut. Afmeldingen voor gebruik van uw persoonsgegevens voor onze commerciële uitingen worden dus hoe dan ook gehonoreerd.

Vragen

Indien u vragen en/of klachten hebt met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens binnen XXX staat het u uiteraard vrij om vragen te stellen. Neem voor vragen over de privacy contact met ons op via de onderstaande contactgegevens.

Wijzigingen

Dit privacy statement kan worden gewijzigd. Deze wijzigingen worden bekend gemaakt op de website van XXX.

Melden van incidenten

Mocht er onverwachts blijken dat er toch iets niet goed is gegaan met de bescherming van uw persoonsgegevens, of we vermoeden dat dit het geval is, dan zullen wij dit melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Indien de inbreuk op uw persoonsgegevens voor u mogelijk ongunstige of nadelige gevolgen heeft, laten we u dit zo snel mogelijk weten.

Contactgegevens

Als u vragen heeft over dit privacy statement, ons privacy beleid of een beroep wilt doen op één van uw wettelijke rechten kunt u contact met ons opnemen via de onderstaande gegevens.